COLARI
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Como usar o Colari, aba por aba

Cada seção abaixo é uma aba do sistema, com o que ela faz e o passo a passo do que costuma ser feito ali dentro.

Dashboard

A tela que abre quando você entra: a agenda de todo mundo, os avisos da equipe e o link público de agendamento.

Dashboard do Colari com a agenda da semana e o card de avisos
A grade da semana, com uma cor por paciente, e a coluna de próximas consultas.

Ler a agenda

  • Alterne entre Dia, Semana e Mês nos botões acima da grade.
  • O botão Horários livres inverte a leitura: em vez das consultas, a grade mostra as janelas vagas — é o que você olha quando alguém pede encaixe.
  • O seletor de profissional filtra a grade. Em “Todos os profissionais”, cada consulta aparece com a cor do paciente, a mesma do avatar dele.
  • ← Anterior, Hoje e Próximo → andam no período que estiver selecionado.

Marcar, remarcar e concluir

  1. Clique numa célula vaziaAbre a consulta avulsa já com o dia e o horário preenchidos. Escolha o paciente e salve.
  2. Arraste para remarcarPuxe a consulta para outro dia ou horário. Consultas que já passaram não são arrastáveis, para não reescrever histórico sem querer.
  3. Clique na consulta para o desfechoAbre o detalhe: marcar concluída, registrar falta, editar, excluir, gerar o PDF da consulta ou mandar para o Google Agenda.

A coluna da esquerda

  • Próximas consultas lista o que vem a seguir, em ordem de horário.
  • Horários livres troca a mesma coluna para as janelas vagas do dia.
  • Avisos é o recado interno: escolha o profissional, escreva e envie. Quem recebe vê no próprio Dashboard e no sininho.

Link público de agendamento

No canto superior direito da grade, o botão de link abre a página pública onde o paciente marca sozinho.

  1. Aba LinkCopie o endereço da sua página e acompanhe as solicitações pendentes — cada uma pode ser aprovada ou recusada, e só vira consulta depois que você aprova.
  2. Aba PáginaEscolha o que o paciente vê: foto, apresentação, serviços com valor e duração, e blocos de texto livres.
  3. Aba DivulgarMateriais prontos com o seu link, para publicar no Instagram ou mandar no WhatsApp.

Os horários oferecidos na página pública saem do seu Horário de trabalho (em Meus dados) menos o que já está ocupado. Sem horário de trabalho cadastrado, a página não tem o que oferecer.

Copiloto e alertas

  • Copiloto é o assistente por texto ou voz: “marque a Ana na quinta às 15h”, “remarque o Diego para sexta”. Ele monta a ação num card e só executa depois que você confirma.
  • O sininho junta os avisos da equipe e os alertas automáticos — consulta prestes a começar, limite do plano chegando ao fim.

Minhas consultas

Sua agenda pessoal em lista, com o desfecho de cada sessão e a confirmação por SMS.

Tela Minhas consultas com a lista de sessões e o painel de detalhe
As sessões em lista, com data em destaque; o detalhe abre ao lado.

Criar uma consulta

  1. Clique em “Criar consulta”Busque o paciente pelo nome — ele precisa já estar cadastrado.
  2. Dia e horárioSe você for admin, escolha também o profissional responsável pela sessão.
  3. Tipo de consultaPresencial ou online. Escolhendo online, o campo do link da sala do Google Meet aparece logo abaixo.
  4. Anotações da sessãoObservações clínicas, evolução, encaminhamentos. Ficam guardadas na consulta e entram no PDF dela.

Acompanhar

  • O filtro de status mostra Todos, Agendadas, Concluídas ou Falta.
  • A lista separa Anteriores de Próximas, então o que precisa de desfecho fica sempre no topo.
  • Um ponto vermelho no menu “Minhas consultas” significa que existe consulta passada sem desfecho registrado.

Confirmação por SMS

  • O botão Confirmar por SMS, dentro da consulta, envia a mensagem na hora.
  • A confirmação automática liga em Admin → SMS, com a antecedência que você escolher (o padrão é 24 horas).
  • O paciente responde “sim” e a consulta passa a confirmada sozinha — ninguém precisa dar baixa manual.

Pacientes

O cadastro e o histórico clínico de cada pessoa, com uma aba para cada tipo de registro.

Lista de pacientes do Colari, com busca, filtros e o resumo do paciente selecionado
A lista com busca e filtros; clicar numa linha abre o resumo ao lado.

Cadastrar

  1. Clique em “+ Registro de paciente”O botão fica no topo da lista.
  2. Só o nome é obrigatórioTodo o resto — contato, endereço, plano, dados clínicos — pode ser completado depois, sem travar o cadastro.
  3. Escolha a cor e o responsávelA cor é a que esse paciente terá na agenda. O responsável clínico pode ser mais de um profissional, e cada um enxerga o paciente na própria lista.

Encontrar na lista

  • Busque pelo nome na barra de cima; filtre por ativos, inativos, convênio ou particular.
  • Clicar numa linha abre o resumo ao lado — telefone, convênio, responsável legal, alergias — sem sair da lista.
  • Abrir ficha leva ao prontuário completo, com todas as abas.

As abas da ficha

Ficha de um paciente na aba Informações, com as oito abas acima
As oito abas ficam logo abaixo do nome do paciente.
  • Informações — dados pessoais, contato, endereço, responsável legal, plano de saúde e dados clínicos.
  • Anamnese — história da doença atual, antecedentes pessoais e familiares, hábitos, exame físico, hipótese diagnóstica e conduta. O sistema guarda quem editou por último e quando.
  • Consultas — todo o histórico de sessões daquele paciente, com o desfecho de cada uma.
  • Horários — o horário fixo semanal (veja o passo a passo abaixo).
  • Testes — aplicação de instrumentos padronizados, como a Escala CARS, com o resultado guardado na ficha.
  • Prontuário — a evolução clínica em texto, mais os anexos: exames, laudos, fotos.
  • Relatório — gera um relatório com os campos que você marcar, para baixar em PDF ou em Word.
  • Receita — emite a receita em PDF com código de verificação.

Horários fixos: marcar o semestre de uma vez

Aba Horários de um paciente, com dias da semana e repetição
Dias, horários e por quantas semanas repetir.
  1. Adicione dia e horárioQuantas combinações precisar — segunda 09:00, quarta 14:00, e assim por diante.
  2. Diga por quanto tempo repetirEm semanas ou meses, até três meses à frente por aplicação.
  3. Clique em “Marcar consultas”As sessões são criadas de uma vez. Consultas passadas nunca são alteradas; ao reaplicar, as futuras daquele profissional são refeitas conforme a configuração atual.

Receita com validade jurídica

  • Escreva a receita e baixe o PDF — ele já sai com um código de verificação próprio.
  • A validade jurídica vem da assinatura eletrônica que você aplica no arquivo: no gov.br (gratuito) ou com seu certificado ICP-Brasil.
  • Depois de assinar, anexe o PDF assinado de volta na receita. O sistema passa a mostrá-la como assinada e guarda o resumo da assinatura.
  • Conselho, número e UF impressos na receita vêm do seu perfil, em Meus dados.

Financeiro

Cobrar o paciente, pagar a equipe e enxergar receita, custo e lucro — cada assunto numa aba.

Ganhos

Aba Ganhos do Financeiro, com filtros por profissional e período e os totais
Ganho no período, pago no período e saldo em aberto, com a lista de consultas ao lado.
  • Quanto cada profissional produziu no período, com filtro por profissional e por data.
  • Duas visões: Funcionários, já descontando o repasse combinado, e Clínica, com o valor cheio da sessão.

Pagamentos

  • Registre o que já foi pago a cada profissional e acompanhe o saldo em aberto.
  • O saldo considera as consultas concluídas dentro do ciclo atual que ainda não foram pagas.

Custos

  • Recorrentes: aluguel, software, contabilidade — lançados uma vez e repetidos todo mês.
  • Pontuais: a compra avulsa, o conserto, o material que não se repete.

Faturamento, Lucro e Estatísticas

  • Faturamento mostra quanto entrou, mês a mês.
  • Lucro é o faturamento menos os repasses aos profissionais e menos os custos, no mesmo gráfico.
  • Estatísticas tem duas visões: Atividade (pacientes novos e consultas por mês) e Performance (receita, custo e lucro do ano).

Nota fiscal

  • Emita a NFS-e a partir do paciente e do valor, e acompanhe as notas já emitidas ao lado.
  • Enquanto nenhum provedor estiver configurado em Admin → Clínica → Nota fiscal, a aba roda em modo simulado: as notas são de teste, sem nenhum efeito fiscal.

Cobranças — receber do paciente por Pix, cartão ou boleto

É a aba que substitui a maquininha e a cobrança no WhatsApp. Você emite pelo Colari, o paciente paga numa fatura do Mercado Pago e o dinheiro cai direto na conta da clínica — não passa pelo Colari em momento nenhum. A taxa da plataforma é descontada automaticamente na divisão do pagamento, e o percentual fica escrito na própria tela.

Aba Cobranças com a conta do Mercado Pago conectada, a taxa do Colari e as três sub-abas
Com a conta conectada, a tela mostra em que conta o dinheiro cai, quanto o Colari retém e as taxas do Mercado Pago.

1. Conectar a conta do Mercado Pago (uma vez só)

Não existe formulário de cadastro nem envio de documentos aqui: você autoriza o Colari a emitir cobranças na conta Mercado Pago que já é sua.

  1. Financeiro → Cobranças → “Conectar conta”O botão leva ao Mercado Pago, onde você entra com a sua conta e autoriza o acesso. Se ainda não tiver conta, é criada lá mesmo, de graça.
  2. Confira o apelido da conta ao voltarA tela mostra em qual conta o dinheiro vai cair — é este nome que o paciente vê no comprovante. Serve para pegar na hora o erro clássico de ter vinculado a conta pessoal em vez da conta do consultório.
  3. Pronto para cobrarA autorização se renova sozinha; você só volta a esta tela se quiser desconectar. “Verificar agora” força a checagem do estado da conta quando você não quer esperar.

Nenhum dado de pagamento passa pelo Colari. O cartão é digitado na página do Mercado Pago, e o dinheiro vai direto para a conta vinculada — o Colari nunca fica com o dinheiro em trânsito.

2. O que a tela mostra sobre custos

  • Taxa do Colari: o percentual retido de cada cobrança recebida, em destaque no card da direita. O restante cai na sua conta Mercado Pago.
  • Taxas do Mercado Pago: Pix, cartão de crédito e boleto, descontadas antes da nossa.
  • O percentual do cartão é uma estimativa: ele varia conforme o prazo de liberação que você escolhe no app do Mercado Pago, e o Colari não tem como consultar essa configuração.

3. Emitir uma cobrança avulsa

Painel de cobranças, com o formulário de nova cobrança e a lista das emitidas
À esquerda, a nova cobrança; à direita, o histórico com o status de cada uma.
  1. Abra a sub-aba “Cobranças”As três sub-abas — Recebimentos, Cobranças e Automático — abrem em tela cheia. Nenhuma abre sozinha: você escolhe onde entrar.
  2. Escolha o paciente e a descriçãoA descrição é o texto que o paciente lê na fatura. O padrão é “Sessão de atendimento”; troque quando a cobrança for de outra coisa.
  3. Informe valor e vencimentoO vencimento já vem preenchido alguns dias à frente.
  4. Escolha a forma de pagamentoPaciente escolhe manda Pix, cartão e boleto num link só; Somente Pix gera QR Code e copia e cola na hora; Somente cartão libera crédito com parcelamento.
  5. Envie ao pacienteCada cobrança tem “Abrir fatura”, “Copiar link”, “Copiar código Pix” e “Reenviar ao paciente”. Mande por onde a pessoa costuma responder.

4. Acompanhar o que foi pago

  • Os status são aguardando pagamento, recebido, vencida, estornada e cancelada, com a cor da tarja acompanhando.
  • Cada linha mostra também se o aviso saiu: e-mail enviado, SMS enviado. Existir a cobrança e o paciente ter ficado sabendo são coisas diferentes, e é aí que se perde dinheiro.
  • O status muda sozinho quando o pagamento entra; Atualizar força a consulta ao Mercado Pago na hora.
  • Os filtros de situação e de paciente, no topo da lista, respondem “quem ainda não pagou?” em dois cliques.

5. Recebimentos: quem deve o quê

Sub-aba Recebimentos, com totais do período e a tabela por paciente
Sessões, cobrado, pago, a receber, vencido e — o mais importante — não cobrado.
  • É a pergunta que a clínica faz todo dia, já respondida: quanto cada paciente gerou em sessões, quanto foi cobrado dele e quanto ele pagou.
  • Não cobrado é a coluna que justifica a tela existir: sessões que aconteceram e ninguém cobrou. É dinheiro perdido por esquecimento, não por inadimplência.
  • A receber e vencido aparecem separados de propósito — são conversas diferentes com o paciente.
  • A lista vem ordenada pelo que precisa de atenção primeiro, e o ponto ao lado do nome indica cobrança automática ligada.

6. Automático: cobrar sem lembrar de cobrar

Sub-aba Automático, com as regras de cobrança por paciente
Uma regra por paciente, com o ciclo, o valor da sessão e a próxima geração.
  1. Crie a regra pelo pacienteEm “Nova cobrança automática”, escolha o paciente e o ciclo: mensal, a cada N sessões ou a cada N dias.
  2. Decida quando cobrarPosterior fecha o período e cobra o que já aconteceu. Antecipado cobra antes, com os dias de antecedência que você definir — nesse caso o paciente precisa ter valor de sessão cadastrado.
  3. Defina o prazo de vencimento e a forma de pagamentoValem as mesmas três formas da cobrança avulsa.
  4. Deixe rodarNo fim de cada ciclo o sistema soma as sessões, emite a cobrança e manda o link ao paciente. Cada sessão é cobrada uma única vez, mesmo que tenha sido lançada com atraso.

“Aplicar a vários” configura a mesma regra para uma leva de pacientes de uma vez — útil quando a clínica inteira passa a cobrar mensalmente. Se uma regra falhar, o erro fica visível na própria linha: regra que falha em silêncio é pior que regra desligada.

Admin

A aba que só quem é administrador enxerga: equipe, dados da clínica, limites, SMS e assinatura.

Aba Usuários da administração, com a lista da equipe
Cada profissional com login próprio; o selo ADMIN marca quem administra a unidade.

Usuários

  1. Clique em “+ Novo usuário”Cada profissional recebe usuário e senha próprios, com a profissão e o registro de conselho dele.
  2. Decida quem administraUma unidade pode ter mais de um admin. Usuários normais acessam tudo, menos esta aba.
  3. Desative em vez de excluirDesativar tira o acesso e some da agenda, mas preserva o histórico. A exclusão avisa quando há consultas vinculadas e pede confirmação.

Clínica

Aba Clínica da administração, com logo e dados cadastrais
Nome e logo aqui são os que saem nos PDFs gerados pelo sistema.
  • Nome e logo da clínica — é o que aparece no cabeçalho dos PDFs de consulta, relatório e receita.
  • Razão social, CNPJ, inscrições municipal e estadual, regime tributário, e-mail fiscal, telefone e endereço.
  • É aqui também que se configura o provedor de nota fiscal.

Limites

  • Quantas consultas e quanto armazenamento a unidade já usou, e quanto o plano contratado permite.
  • Serve para saber com antecedência quando é hora de trocar de plano — o sistema também avisa pelo sininho.

SMS

  • Liga e desliga a confirmação automática de consulta por SMS.
  • Define a antecedência do envio; o padrão é 24 horas antes da sessão.
  • Mostra quantas confirmações já foram usadas no mês, dentro da cota do plano.

Meu plano

  • Assinatura da unidade: plano atual, quantidade de usuários contratada e troca de plano.
  • Todos os planos dão acesso a 100% das funcionalidades — o que muda entre eles é a cota de consultas, SMS e armazenamento.

Meus dados

Seu perfil, seus horários e seus alertas. Fica no menu do seu nome, no canto superior direito.

Tela Meus dados do Colari
Três abas: Meus dados, Horários de trabalho e Alertas.

Meus dados

  • Foto, nome e usuário de acesso; a senha se troca por um botão à parte, pedindo a senha atual.
  • Conselho profissional, número e UF — é o que sai impresso nas receitas e nos relatórios. Preencha antes de emitir o primeiro documento.
  • O interruptor do guia passo a passo liga e desliga os cards de ajuda que aparecem pelo sistema.

Horários de trabalho

  • Os dias e as faixas de horário em que você atende.
  • Alimenta os Horários livres do Dashboard e os horários oferecidos na sua página pública de agendamento.
  • Sem isso preenchido, a página pública não tem horário nenhum para mostrar ao paciente.

Alertas

  • Aviso sonoro e visual antes de a consulta começar, com a antecedência e o volume que você escolher.
  • A tela salva sozinha, sem botão de salvar.
  • Para receber o alerta mesmo com a aba do Colari fechada, libere as notificações do navegador quando ele pedir.

As cores do sistema ficam na engrenagem, ao lado do sininho, no canto superior direito.

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A conta é grátis e não pede cartão. Ao entrar pela primeira vez, um guia curto conduz você pelo primeiro paciente e pela primeira consulta.

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